Starfsreglur endurskoðunarnefndar Regins hf.

Endurskoðunarnefnd er undirnefnd stjórnar Regins hf. og starfar samkvæmt ákvæðum IX. kafla A. laga nr. 3/2006 um ársreikninga. Kveðið er á um skipan hennar í starfsreglum stjórnar. Helsta hlutverk endurskoðunarnefndar er að leitast við að tryggja gæði ársreikninga og annarra fjármálaupplýsinga Regins hf.
Nefndin, sem skal starfa í samræmi við íslensk lög og reglur og góða stjórnarhætti, hefur sett sér þessar starfsreglur sem stjórn Regins hf. samþykkir með undirskrift sinni.

1. gr. Skipan endurskoðunarnefndar

1.1 Endurskoðunarnefnd Regins er þriggja manna nefnd sem skipuð er af stjórn Regins eigi síðar en mánuði eftir aðalfund.
1.2 Nefndarmenn skulu vera óháðir endurskoðendum og stjórnendum Regins. Meirihluti nefndar¬manna skal jafnframt vera óháður félaginu. Þá skal einn nefndarmanna, sem bæði er óháður félaginu og daglegum stjórnendum þess, vera óháður stórum hluthöfum félagsins. Forstjóri og aðrir stjórnendur Regins skulu ekki eiga sæti í endurskoðunarnefnd.
1.3 Nefndarmenn skulu hafa til samans næga þekkingu og reynslu til að sinna verkefnum nefndarinnar og skal að lágmarki einn þeirra hafa staðgóða þekkingu og reynslu á sviði reikningsskila eða endurskoðunar. Til að fullnægja framangreindum skilyrðum er stjórn heimilt að kjósa aðra en stjórnarmenn til setu í endurskoðunarnefnd.
1.4 Endurskoðunarnefnd er skipuð til eins árs í senn og eru laun nefndarmanna, sem sitja í endurskoðunarnefnd, ákvörðuð á aðalfundi félagsins. Kostnaðaráætlun skal lögð fram til samþykktar í stjórn félagsins í upphafi starfstímabils.
1.5 Stjórn Regins velur formann nefndarinnar sem jafnframt er málsvari nefndarinnar og kemur fram fyrir hennar hönd s.s. gagnvart stjórn, endurskoðendum og forstjóra varðandi viðfangsefni nefndarinnar nema að endurskoðunarnefndin ákveði annað.

2. gr. Hlutverk og verkefni

2.1 Starfssvið endurskoðunarnefndar nær til Regins og félaga innan samstæðu Regins. Endurskoðunarnefnd hefur eftirfarandi hlutverk og verkefni án tillits til ábyrgðar stjórnar, stjórnenda eða annarra á þessu sviði.

2.2 Eftirlit með vinnuferli reikningsskila
Endurskoðunarnefndin skal leggja sérstaka áherslu á eftirlit með trúverðugleika fjárhagsupplýsinga sem stjórn fær með því að athuga hvort reikningsskilaaðferðir, sem félagið og samstæðan sem hún er hluti af notar, séu viðeigandi og samræmdar.
Í því skyni skal endurskoðunarnefndin fara yfir árshluta- og ársreikninga félagsins með forstjóra, framkvæmdastjóra fjármála og ytri endurskoðanda til að staðfesta að þeir hafi ekki athugasemdir við niðurstöðu og innihald reikningsskilanna.
Endurskoðunarnefndin skilar stjórn áliti sínu á reikningunum.

2.3 Eftirlit með endurskoðun ársreiknings og samstæðureikninga og annarra fjárhagsupplýsinga Regins
Endurskoðunarnefnd fer yfir starfsáætlun ytri endurskoðenda og hefur eftirlit með umfangi endurskoðunar og kostnaðaráætlunum.
Endurskoðunarnefnd skal að minnsta kosti árlega kalla eftir að ytri endurskoðandi eða endurskoðunarfyrirtæki geri grein fyrir störfum sínum og niðurstöðu endurskoðunar í skriflegri skýrslu. Endurskoðunarnefnd skal ganga eftir því að ytri endurskoðandi eða endurskoðunarfyrirtæki greini eins fljótt og kostur er frá mikilvægum atriðum sem kunna að hafa komið upp við endurskoðunina og bendi á veikleika í innra eftirliti og í vinnuferli við gerð reikningsskila þegar svo ber við.

2.4 Mat á óhæði ytri endurskoðanda eða endurskoðunarfyrirtækis og eftirlit með öðrum störfum ytri endurskoðenda
Skv. 19. gr. laga nr. 79/2008 um endurskoðendur skal endurskoðandi og endurskoðunar¬fyrirtæki vera óháð viðskiptavini sínum, bæði í reynd og ásýnd. Endurskoðunarnefnd gætir þess að endurskoðendur staðfesti með formlegum hætti að hvorki þeir, né starfsmenn þeirra er að félaginu koma, hafi fjárhagslega hagsmuni tengda félaginu, eða tengdum félögum, né hafi innt af hendi þau störf fyrir félagið, eða tengd félög, sem geta haft áhrif á óhæði eða faglega dómgreind þeirra.

2.5 Eftirlit með fyrirkomulagi á virkni innra eftirlits, innri endurskoðun og áhættustýringar
Endurskoðunarnefnd hefur eftirlit með því að stjórn Regins tryggi að innra eftirlit og áhættustýring sé í samræmi við stefnu félagsins og að eftirlitsaðgerðir taki á áhættum í starfseminni. Í þessu felst m.a. að fyrirkomulag innra eftirlits sé formlegt, skjalfest og að virkni þess sé sannreynd með reglubundnum hætti.
Endurskoðunarnefnd kannar hvort mikilvægustu áhættur félagsins séu greindar, þeim lýst og stýrt á viðunandi hátt. Hún fylgir eftir úrbótum á annmörkum sem fram koma á innra eftirliti og áhættustýringu.
Endurskoðunarnefnd skal gera stjórn grein fyrir sviksemismálum sem hún verður áskynja um þar sem grunur er um brot á lögum, reglugerðum eða að innra eftirlit hafi brugðist.

2.6 Tillaga um endurskoðanda eða endurskoðunarfyrirtæki
Endurskoðunarnefnd gerir tillögu til stjórnar Regins um val ytri endurskoðanda eða endurskoðunarfyrirtækis.

2.7 Önnur verkefni endurskoðunarnefndar
Hún fer yfir stjórnarháttaryfirlýsingu og tryggir að hana sé að finna í ársskýrslu. Hún skoðar með starfskjaranefnd áhrif launa á áhættutöku og áhættustýringu.
Þá getur stjórn Regins sent nefndinni hvert það mál til nánari skoðunar eða eftirfylgni sem varðar innra eftirlit félagsins, gerð reikningsskila og áhættustýringu. Nefndin getur einnig átt frumkvæði að nánari skoðun eða eftirfylgni í hverjum þeim málum sem hún telur nauðsynlegt að gera.

3. gr. Fundir og starfshættir

3.1 Formaður endurskoðunarnefndar boðar til fundar og stýrir þeim.

3.2 Í upphafi hvers starfsárs skal endurskoðunarnefnd gera starfsáætlun, skipuleggja fundi og áætlun um fundarefni út starfsárið. Fundargerðir og önnur gögn sem lögð eru fyrir stjórn, skulu vera aðgengileg í góðum tíma fyrir stjórnarfundi á vefsvæði hennar.

3.3 Fundir í endurskoðunarnefnd skulu að lágmarki haldnir ársfjórðungslega til að fara yfir ársreikning og árshlutauppgjör, eða þegar formaður boðar til fundar s.s. vegna aðkallandi málefnis. Formanni endurskoðunarnefndar ber að kalla saman fund ef einhver nefndarmanna, stjórnarformaður Regins, ytri endurskoðandi eða forstjóri, krefst þess.

4. gr. Heimildir og aðgengi að gögnum

4.1 Endurskoðunarnefnd hefur heimild til að afla faglegrar og óháðrar ráðgjafar sem hún telur nauðsynlega til að sinna hlutverki sínu. Kostnaður við ráðgjöf skal kynntur formanni stjórnar Regins með formlegum hætti.

4.2 Endurskoðunarnefnd hefur víðtækan og óheftan aðgang að þeim gögnum félagsins sem hún telur nauðsynleg til að sinna hlutverki sínu. Í því skyni að afla nauðsynlegra upplýsinga og gagna vegna starfa sinna getur nefndin leitað til einstakra stjórnarmanna og starfsmanna Regins sem og dótturfélaga og ytri og innri endurskoðenda.

5. gr. Staðfesting starfsreglna og breytingar á þeim

5.1 Stjórn Regins undirritar frumrit starfsreglna þessara. Frumrit starfsreglnanna, með áorðnum breytingum ef við á, skal jafnan vera til staðar í fundargögnum stjórnar Regins.
5.2 Endurskoðunarnefnd skal fara yfir og endurmeta árlega hvort reglur nefndarinnar séu fullnægjandi. Telji endurskoðunarnefnd að breyta þurfi starfsreglunum skal hún koma með tillögur að breytingum til stjórnar en hún ein getur samþykkt breytingar á starfsreglum þessum.

6. gr. Takmarkanir á hlutverki og ábyrgð

6.1 Endurskoðunarnefnd ber ábyrgð á þeim skyldum sem koma fram í reglum þessum en ber ekki ábyrgð á reikningsskilum eða endurskoðun ársreiknings. Stjórn og stjórnendur Regins bera ábyrgð á reikningsskilum og innleiðingu innra eftirlits og óháðir endurskoðendur bera ábyrgð á endurskoðun ársreiknings félagsins. Rýni endurskoðunarnefndar á reikningsskilum og ársreikningi er ekki sama eðlis og sú endurskoðun sem gerð er af óháðum endurskoðanda.

7. gr. Þagnar- og trúnaðarskylda

7.1 Á nefndarmönnum hvílir þagnar- og trúnaðarskylda um málefni Regins og önnur atriði sem þeir fá vitneskju um í starfi sínu og leynt skulu fara samkvæmt samþykktum Regins, lögum eða eðli máls, nema um sé að ræða málefni sem stjórnin ákveður að gera opinber.
7.2. Þagnar- og trúnaðarskylda helst þótt látið sé af starfi. Nefndarmaður skal varðveita með tryggilegum hætti öll gögn sem hann fær afhent til að gegna starfi sínu.

Þannig samþykkt á stjórnarfundi Regins hf., hinn 11. maí 2016

Albert Þór Jónsson
Benedikt K. Kristjánsson
Bryndís Hrafnkelsdóttir
Sigríður Hrefna Hrafnkelsdóttir
Tómas Kristjánsson